APPEL À UNE AGENCE WEB : SERVICES DE DEVELOPPEMENT DE SITE WEB

I.         Antécédents

L’Association pour l’accès au traitement, ci-après dénommée « ITPC-MENA », est une organisation non gouvernementale. Elle fut créée le 14 Février 2015, et a pour objectif de permettre un accès optimal au traitement, du VIH, en qualité et en quantité suffisante à toutes les personnes qui en ont besoin.

Les principales fonctions et mandats d’ITPC-MENA sont basés sur des efforts spécifiques en vue de renforcer l’accès aux médicaments dans les pays de la région MENA . En tant que  réseau régionale de militants communautaires constitué de personnes vivant avec le VIH et de leurs défenseurs, qui œuvrent ensemble pour l’accès universel au traitement du VIH et des comorbidités qui y sont associées (hépatites virales, tuberculose, etc.).

II.         Contexte

Le site Web de l’ITPC-MENA ( www.itpcmena.org ) est le principal support électronique utilisé pour la diffusion de l’information. Ce site est géré par le chargé de la communication et de partenariats et mis à jour à la demande, sous réserve des procédures de contrôle interne. L’affichage des pages du site est dans l’ensemble d’accès public.

ITPC-MENA prévoit de rechercher et d’engager un fournisseur pour les prestations suivantes, avec un contrat à durée déterminée :

1. Services de développement de site Web et tout support connexe pour la refonte du site Web actuel.
2. Service de conception et service de support pour la formule du nouveau site Web.

L’exécution de ces contrats est destinée à faciliter et soutenir le plan de communication et les efforts de sensibilisation de ITPC-MENA, qui visent à mieux informer les publics qu’elle vise tout en garantissant le respect des obligations légales, techniques et de transparence.

III.          Objectifs

Les objectifs généraux de ces contrats sont les suivants :

1. Offrir un meilleur outil de communication flexible dans sa capacité à promouvoir ITPC-MENA et à fournir aux utilisateurs des informations sur les activités de l’Organisation eu égard à son mandat fondamental.
2. Impliquer les visiteurs du site Web de manière plus interactive et dynamique en adaptant les informations et les expériences à leurs besoins.
3. Accroître la visibilité de l’ITPC-MENA auprès des publics ciblés ;
4. Se conformer aux exigences de l’ITPC-MENA en matière de transparence et de sécurité.

Les objectifs spécifiques des contrats sont les suivants :

• Transférer les données du site Web existant vers une nouvelle plateforme s’appuyant sur le CMS
• Offrir une formule qui livre correctement les informations destinées à être utilisées et consommées par les utilisateurs finaux, quel que soit leur choix de langue ou de plate-forme informatique.
• Créer une structure informative claire, simplifiée, intuitive et facilement accessible, en améliorant visiblement le nouveau site Web du point de vue de la navigation et de la recherche d’informations ;

IV.         Étendue du travail

Le contractant doit fournir des services de conception, d’exploitation et de transition, pour le site Web de l’ITPC-MENA, la base de données back-end ainsi qu’un système de gestion de contenu (CMS). Le contractant doit trouver et fournir une équipe possédant le savoir-faire et l’expérience nécessaires pour effectuer toutes les tâches (webmaster, concepteur Web, développeur Web, etc.) afin d’achever la refonte du site Web et la mise en œuvre ultérieure de tout nouvelle solution approuvée.

Le contractant devra identifier et fournir un point de contact unique pour le gestionnaire du programme et un gestionnaire de substitution. Le contractant doit être en mesure de répondre aux demandes du personnel de l’ITPC-MENA pendant les heures d’ouverture de l’Association.

V.         Conception du service, exploitation et transition

Le site Web doit être entièrement disponible pour tous les principaux navigateurs (Microsoft Edge, Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, etc.).

Système de gestion de contenu :

Fournir et mettre à jour un CMS, y compris les plugins / extensions et toute autre application Web utilisée ou pouvant être nécessaire dans le cadre du contrat. Le CMS doit offrir des fonctionnalités et des caractéristiques techniques équivalentes ou supérieures au système actuel utilisé par ITPC-MENA. Le système de gestion de contenu doit être convivial et facile à comprendre pour des personnes ne possédant pas de connaissances en gestion Web. Le CMS doit inclure une infrastructure sécurisée offrant des fonctions de gestion des utilisateurs qui permettront une mise à jour autorisée et sécurisée du site Web à l’aide du CMS.

Le contractant sera responsable de plusieurs tâches qui incluront, mais sans s’y limiter, celles décrites ci-après :

1. Créer et modifier des modèles ;

1. Mettre au point et à exécution des fonctions du site Web et/ou des ensembles de fonctionnalités ;
   1. Offrir une assistance au personnel d’ITPC-MENA afin de résoudre tous les problèmes liés à l’exploitation et à la gestion du nouveau site Web ;
   1. Coopérer et coordonner avec d’autres contractants d’ITPC-MENA qui fournissent des services connexes, si nécessaire le cas échéant.

Refonte du site Web site : conception du service et transition

ITPC-MENA prévoit de remanier son site Web pour adopter une formule moderne et plus conviviale afin d’améliorer sa capacité d’informer sur les tâches et responsabilités de l’ITPC-MENA. Elle sera le fer de lance de l’Unité des communications d’ITPC-MENA pour ses missions de sensibilisation et de plaidoyer.

La nouvelle conception du site doit fournir une solution permettant d’afficher tous les documents et les informations publiés sur le site Web sous une forme moderne, innovante et intuitive. Tout nouveau contenu écrit sera fourni par l’ITPC-MENA, très probablement sous format Word, Excel, PowerPoint ou PDF. Le nouveau site Web doit aussi être automatiquement disponible dans une version adaptée aux appareils mobiles.

Conception et configuration pour la refonte du site Web

Le contractant doit proposer au moins 2 nouveaux modèles de conception pour le site Web d’ITPC-MENA. La nouvelle configuration doit être mise au point spécialement pour ITPC-MENA et ne doit pas être standardisée. Elle doit être claire, intuitive et faciliter l’accès à l’information. Tous les projets doivent refléter l’image institutionnelle de l’ITPC-MENA. L’ITPC-MENA évaluera les options proposées du point de vue de la conception, de l’agencement et de la facilité d’utilisation. Ces commentaires seront remis au contractant pour faciliter un processus itératif permettant de parvenir à l’option préférée ou choisie. Sur la base de l’option choisie, le contractant achèvera la conception et l’agencement en fonction des apports de l’ITPC-MENA. Si la conception et la configuration comportent des images ou d’autres éléments qui ne peuvent pas être fournis par l’ITPC-MENA, le contractant devra les fournir sans frais additionnels pour l’ITPC-MENA. Le nouveau projet et la nouvelle configuration doivent être implantés sur l’ensemble du site Web.

Menu et organisation du contenu

Le contractant doit conseiller et proposer à ITPC-MENA une organisation du contenu (menu, organisation de la page d’accueil et des différentes pages) répondant à l’objectif de l’ITPC-MENA de construire un site Web plus clair et convivial.

L ’ITPC-MENA et le contractant se livreront à des échanges illimités de fois sur la proposition afin de parachever le menu. Plus particulièrement le contractant doit proposer une solution technique pour permettre à certaines pages et éléments spécifiques d’être visibles à plusieurs endroits du site Web sans avoir à copier/coller le contenu dans le CMS.

Le contractant doit proposer et mettre en place des modèles adaptés aux différents types de contenu du site Web de l’ITPC-MENA (contenu d’informations, documents de réunions, pages présentant les organes de direction, etc.). Le nouveau menu et l’organisation du contenu doivent être appliqués à l’ensemble du site Web.

Optimisation des moteurs de recherche (SEO)

• Le contractant doit fournir des conseils et mettre en œuvre des solutions concernant les SEO (Optimisation des moteurs de recherche).
• Flux RSS/PDF/Facilité d’impression en PDF
• Les flux RSS doivent être établis sur le site Web. Chaque page doit inclure une fonction d’impression et, le cas échéant, une fonction PDF simple.
• Caractéristiques et fonctions spécifiques

Le nouveau site Web doit inclure toutes les fonctionnalités et fonctions techniques déjà en place sur le site Web actuel de l’ITPC-MENA, notamment : un support pour la publication multilingue, des formulaires, des modèles spécifiques, des fonctionnalités particulières (par exemple, modèles pour les communiqués de presse et   les avis de vacance de postes, support pour les trois (3) langues officielles de l’ITPC-MENA, etc.). En outre, le contractant doit conseiller l’ITPC-MENA et fournir de nouvelles fonctionnalités pour répondre à ses besoins. Toutes les fonctionnalités proposées doivent être conviviales pour les utilisateurs et le personnel de l’ITPC-MENA qui les gérera à l’aide du CMS.

1. Calendrier

Le nouveau site Web doit fournir un calendrier afin que le personnel de l’ITPC-MENA puisse télécharger aisément des informations sur les événements organisés par l’ITPC-MENA. Les visiteurs doivent être en mesure de visualiser des informations à l’aide d’un calendrier ou d’une liste des événements liés au même sujet ou se déroulant pendant la même période.

• Registre de documents

On demandera au Contractant de proposer et d’appliquer une formule améliorée pour le nouveau site Web de l’ITPC-MENA afin de permettre un registre de documents comprenant des documents de réunion, des communiqués de presse, des publications imprimées, des communiqués électroniques et tout autre matériel de communication identifié par l’Unité des communications de l’ITPC-MENA.

Droits de la propriété intellectuelle (DPI) :

Tous les droits de propriété intellectuelle et la totalité du contenu du site Web, ainsi que tous les travaux effectués dans le cadre du contrat sont la propriété expresse et exclusive de l’ITPC-MENA.

Transfert

Le contractant devra transférer tout le contenu et les fonctions du site Web actuel vers le site Web remanié et s’assurer qu’ils fonctionnent, qu’ils sont présentés correctement sur ce nouveau site Web. Pendant le transfert, le contractant devra s’assurer qu’aucun lien n’est rompu, en particulier les liens externes menant au site Web principal.

Formation

Le contractant offrira au personnel d’ITPC-MENA, au siège d’ITPC-MENA, une formation spécifique sur l’utilisation et la gestion du nouveau site Web. Ce travail impliquera un engagement temporel de 10 jours au minimum. Le contractant sera responsable de ses propres frais de déplacement pour ce travail, que la formation soit dispensée sur place et/ou en ligne. Les 10 jours peuvent être divisés en séances d’une demi-journée pouvant être, si nécessaire, enregistrées pour une bibliothèque de recherche. Le contractant doit également fournir une documentation complète sur la gestion, la maintenance et la conception du site Web, y compris des documents didactiques de clôture du projet à même de fournir aux utilisateurs finaux des orientations claires sur le mode d’utilisation de la nouvelle formule. La documentation didactique pour l’utilisateur final ne doit pas être trop technique et doit être compréhensible pour le personnel d’ITPC-MENA possédant des connaissances minimales en matière de gestion du Web.

Essais

Un système de test / démonstration devra être mis à la disposition du personnel d’ITPC-MENA pour suivre et évaluer en permanence le travail du contractant. Ce système sera aussi utilisé pour les tests préliminaires d’acceptation avant toute activation finale et tout déploiement de la solution de production.

Services d’activation :

Le contractant sera responsable du transfert/redéploiement du site Web depuis les serveurs du contractant (s’il y a lieu), via FTP ou tout autre moyen approuvé, vers un ou plusieurs serveurs approuvés, identifiés pour la mise en production, afin d’assurer un service ininterrompu.

À la fin du contrat et après le transfert de tout le contenu vers le nouveau serveur Web, il faudra certifier la suppression de tout le contenu du site Web d’ITPC-MENA sur les serveurs du contractant.

VI.         Portée de la conception des services et du support technique

Le contractant doit fournir une conception du service et une assistance additionnelle en fonction des besoins du nouveau site Web d’ITPC-MENA et du système de gestion de contenu (CMS). Le contractant doit trouver et fournir une équipe dotée du savoir-faire et de l’expérience nécessaires pour effectuer toutes les tâches (webmaster, concepteur Web, développeur Web, etc.) afin d’offrir la conception du service et le support exigés.

Le contractant doit être en mesure de répondre aux demandes du personnel d’ITPC-MENA pendant les  heures de bureau de l’Association.

On pourra demander au contractant de fournir les services suivants :

1. Offrir des conseils professionnels concernant le contenu, la structure et la conception du site Web.
2. Concevoir et mettre en place de nouveaux modèles pour le site Web et les documents connexes en fonction des nouvelles caractéristiques technologiques disponibles.
3. Test et validation des correctifs de sécurité du CMS ou des mises à jour de la version pour la compatibilité du site Web, outre la fourniture de conseils techniques pour le déploiement de ces correctifs ou mises à jour.
4. Coopérer et coordonner avec d’autres contractants d’ITPC-MENA en fournissant des services connexes si nécessaire

La conception du service et de son support devrait durer au moins un 1 an, avec l’option d’une nouvelle période de renouvellement par la suite.

Tous les frais ou produits nécessaires à l’exécution de ce contrat doivent être inclus dans le prix proposé.

Tout code de logiciel utilisé, qu’il soit exclusif ou soumis à des conditions de licence spécifiques, doit être divulgué et correctement enregistré pour une utilisation autorisée de la formule.

VII.          Conditions exigées pour la proposition

Le contractant présentant une offre sera prié de fournir deux documents distincts, comme suit :

1. Une proposition de projet répondant clairement aux exigences suivantes :

• Profil de la société.
  • Identification du responsable du programme et du contact secondaire.
  • Identification du personnel de l’équipe chargée du projet et de ses compétences.
  • Fournir une preuve de savoir-faire ainsi que des contacts de référence.
  • Processus de gestion du projet (comment travaillerons-nous ensemble tout au long du processus).
  • Calendrier de répartition du travail proposé, comportant des étapes et des échéanciers clairs pour la prestation des services.

• Une proposition de prix répondant clairement aux exigences suivantes :

• Toutes les activités détaillées à la rubrique Portée des travaux.
  • Un (1) an de maintenance et de mise à jour des modules CMS.
  • Un (1) an de support technique pour la solution déployée.

Toutes les propositions de prix doivent être soumises en dirhams marocains et dollars américains (USD$).

VIII.          Critères de sélection :

Le contractant sélectionné devra avoir :

• Une expérience avérée de conception de sites Web innovant et créatif.
  • Une solide expérience de la mise au point de plates-formes ouvertes communes et largement utilisées, comme Drupal, WordPress, etc.
  • Une bonne compréhension des besoins des utilisateurs finaux pour qu’ils correspondent aux solutions techniques adéquates.
  • De solides antécédents en matière de conception de sites Web ; de sécurité et d’administration ; de Google Analytics ; d’optimisation des moteurs de recherche.
  • Être capable de montrer facilement le rapport qualité-prix sur la base de toute évaluation de votre proposition de budget.

La préférence sera accordée aux entreprises opérant dans la région MENA.

IX.         Calendrier prévisionnel du projet :

• Examen des termes de références et demandes de clarification

Tous les contractants, qui sont des fournisseurs potentiels, sont responsables de l’examen, avec le soin et l’attention appropriés, du dossier de convocation et ont également la responsabilité de s’informer sur toutes les conditions susceptibles d’impacter le coût ou la mise œuvre de toute solution proposée. Tout manquement à cette obligation est aux risques et périls de chaque contractant et aucune réparation ne peut être accordée pour des erreurs ou des omissions.

XI.         Soumission des propositions

Toutes les propositions devront être soumises par courrier électronique à l’adresse othmane.marrakchi@itpcmena.org et zakaria.bahtout@itpcmena.org  au plus tard le 15/2/2023 à 23:59 heure Maroc. L’objet de votre courrier doit être “Réponse du Prestataire aux TDR pour le site Web ITPC-MENA ”.

Toute la correspondance incluse ou les documents connexes doivent être adressés à : othmane.marrakchi@itpcmena.org