Appel à candidature : Recrutement d’un (e)Assistant(e) de direction

MISSION PRINCIPALE :  Assurer le secrétariat de la direction des programmes et du service administratif et financier

MISSIONS ET ACTIVITES :

• Gestion de l’agenda sur les programmes d’ITPC-MENA
• Accueillir, informer et orienter le staff ainsi que les partenaires (nationaux et régionaux) de l’association
• Participer à la gestion des aspects administratifs et organisationnels de la structure : accueil téléphonique, courrier, déplacements aux différents RV
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de l’association (notes, annuaire, organigramme institutionnel…)
• Constitution et préparation des dossiers de l’association
• Assurer le lien avec les membres du bureau en particulier la Présidence
• Réalisation de mailing
• Organisation en lien avec la logistique (pour tous les évènementiels)
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations.
• Appui aux chargés de programme
• Préparer les différentes réunions et en réaliser les comptes rendus
• Assurer la gestion des commandes de l’association
• Participer à la gestion de la comptabilité générale en collaboration avec le responsable admin et financier
• Participer à la gestion des ressources humaines : collecte des données et contrôle des payes externalisées, contrats, absences, congés, formations, veille RH…
• Participer à l’élaboration et suivi des dossiers des partenaires nationaux / régionaux
• Participer à la gestion et suivi des obligations fiscales et sociales : CNSS, …
• Participer à la gestion des règlements et du suivi des fournisseurs, devis, PV d’achats, contrats, factures, bon de commande 
• Participer au processus achat (recherche de fournisseurs, commandes).
  

COMPETENCES :

Compétences théoriques :

• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Bonnes capacités rédactionnelles en français (l’anglais est un plus)
• Très bonne maîtrise des techniques bureautiques,
• Maitrise des processus du contrôle interne

Savoir–faire opérationnel :

• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique)
• Analyse et gestion des demandes d’information.
• Capacité d’organisation, polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe, discrétion
• Maîtrise de la communication en français obligatoire

Savoir-faire comportementaux :

• Discrétion sens de la confidentialité
• Bon relationnel, bonne présentation,
• Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode

MODALITES DE RECRUTEMENT :

• Il est ouvert à tous, la rémunération sera définie en fonction du profil et de l’expérience du candidat.
• Un CDI, après une période d’essai de 3 mois,
• Les personnes intéressées sont invitées à adresser leur candidature (curriculum vitae détaillé et lettre de motivation) avant le 5 octobre 2020 à imad.eloualidi@itpcmena.org (indiqué en objet= Assitant(e) de direction

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Toutes candidatures hors lien avec le profil recherché seront écartées d’office